GOED SAMENWERKENGOED SAMENWERKEN
IN TIEN STAPPENIN TIEN STAPPEN
HUisarts & SAMenwerken - HU&SAMHUisarts & SAMenwerken - HU&SAM
Leuven, 15 maart 2006
Danielle Grouwels
Coördinator Teammanagement en Praktijkorganisatie & huisartsfacilitator
INHOUD VAN DE UITEENZETTING
• ontwikkelingsfases van individu tot team
• een methode : het tien stappen plan
• wat is een facilitator?
• aanbod van HUSAM voor startende huisartsen
ONTWIKKELINGSFASES TEAM
ontwikkelingsfasen van individu tot team
•eerste fase : de beginnende groep
–samenzijn van « ikjes »
–stereotypering of etikettering
–de coördinator is nodig om structuur en kaders aan tebrengen
•tweede fase : positionering
–strijden om verschillende posities
–de coördinator wordt in zijn positie uitgetest, hij
moet laten zien het vertrouwen waard te zijn
onveiligheid
conflictfase
ontwikkelingsfasen van individu tot team
•derde fase : wij -denken
–de coördinator is erkend, de groepsleden kunnen zicht.o.v. elkaar positioneren
–« onze » groep
–de coördinator zorgt dat elk individu aan bod komt
• vierde fase : dynamisch evenwicht
–noch starheid, noch onveiligheid
–de groep kent een krachtige samenhang, het is een
zelfwerkend team
–de coördinator is bijna groepslid : hij houdt zich vnl.
bezig met het bewaken van procedures
veiligheid
ontwikkelingsfasen van individu tot team
•vijfde fase : einde of nieuw begin
–de groep wordt star en normatief
–etiketten en conflicten sluipen binnen: terugkeer totfase 2 of zelfs 1
–de coördinator kan nieuwe leden in de groepplaatsen, fuseren met andere groep
–evaluatievergadering opzetten: terug naar decreativiteit
•ontwikkelingsfases in de TIJD vanindividu tot teamfase1 fase2 fase3 fase4 fase5
•nieuw lid
•losse team met eigenassociatie identiteit
• INTENSITEIT van samenwerken
conflictfase
HET TIENSTAPPENPLAN
Stap 1: omschrijven persoonlijke visie huisartsgeneeskunde
Stap 2: zoeken welke praktijkvorm best bij die visie past
Stap 3: bepalen van gemeenschappelijke visie en missie
Stap 4: vertalen visie en missie in concrete doelstellingen
Stap 5: inventariseren en invullen deeltaken en mandaten
Stap 6: verdelen taken en opstellen organigram
Stap 7: afspraken rond vormen van gestructureerd overleg
Stap 8: opstellen van een contract
Stap 9: opstellen van een huishoudelijk reglement
Stap 10: bekendmaken aan patiëntenpopulatie en anderen …
GOED SAMENWERKEN IN TIEN STAPPEN
STAP1
Omschrijf jou persoonlijke visie
• rond huisartsgeneeskunde
• rond de meerwaarde (en valkuilen) van deze samenwerking
Individuele voorbereiding
Stap 1: omschrijven persoonlijke visie huisartsgeneeskunde
Stap 2: zoeken welke praktijkvorm best bij die visie past
Stap 3: bepalen van gemeenschappelijke visie en missie
Stap 4: vertalen visie en missie in concrete doelstellingen
Stap 5: inventariseren en invullen deeltaken en mandaten
Stap 6: verdelen taken en opstellen organigram
Stap 7: afspraken rond vormen van gestructureerd overleg
Stap 8: opstellen van een contract
Stap 9: opstellen van een huishoudelijk reglement
Stap 10: bekendmaken aan patiëntenpopulatie
GOED SAMENWERKEN IN TIEN STAPPEN
STAP 2
Uitzoeken welke praktijkvorm het best aansluit bij die visie
Individuele voorbereiding
samenwerkings vorm of type
staat los van
Intensiteit van samenwerken
praktijktypes
• netwerken (ieder blijft op eigen locatie)
• HOED (huisartsen onder 1 dak)
• duopraktijken
• groepspraktijken
• wijkgezondheidscentra
• samenwerkingsverbanden/netwerken
met andere eerstelijnswerkers
wachtdienst
samenwerkingsvorm of type
Intensiteit van samenwerken
bekeken in
verschillende samenwerkingsvormen
Netwerken tussen twee of meer praktijken
• facultatief wachtsysteem (avond, vakantie, ziekte)
• meer bindend :
• verplichte wachtdienst
• implementatie van richlijnen
• samen zorgprogramma’s opstellen
• afspraken met andere eerstelijnswerkers
• afspraken rond bijscholingen
• afspraken rond materiaalbeheer
• dossiers deels openstellen / poolen
• secretariaatsfunctie
Netwerken tussen twee of meer praktijken
• facultatief wachtsysteem (avond, vakantie, ziekte)
• meer bindend :
• verplichte wachtdienst
• implementatie van richlijnen
• samen zorgprogramma’s opstellen
• afspraken met andere eerstelijnswerkers
• afspraken rond bijscholingen
• afspraken rond materiaalbeheer
• dossiers deels openstellen / poolen
• secretariaatsfunctie
toenemende intensiteit
van
samenwerken
Netwerken tussen twee of meer praktijken
• facultatief wachtsysteem
• meer bindend :
• verplichte wachtdienst
• implementatie van richt
• samen zorgprogramma
• afspraken met andere
• afspraken rond bijscholi
• dossiers deels openstell
• secretariaat
permanentie netwerken
netwerkpraktijken
HOED of huisartsen onder 1 dak
• facultatief wachtsysteem (avond, vakantie, ziekte)
• meer bindend :
• verplichte wachtdienst
• secretariaat
• implementatie van richlijnen
• samen zorgprogramma’s opstellen
• afspraken met andere eerstelijnswerkers
• afspraken rond bijscholingen
• dossiers deels openstellen / poolen
toenemende intensiteit
van
samenwerken
HOED of huisartsen onder 1 dak
• facultatief wachtsysteem
• meer bindend :
• verplichte wachtdienst
• secretariaat
• implementatie van richt
• samen zorgprogramma
• afspraken met andere
• afspraken rond bijscholi
• dossiers deels openstell
losse associaties
zakelijk verband
teamwerking
vb. WGC
2 belangengroepen
bij samenwerken
individu
groep
creativiteit
structuur
zichzelf realiseren (prof., pers.)
pers.doelstellingen realiseren
ordening, zekerheid, veiligheid
gemeensch.doelstellingen
realiseren
spanningsveld
COORDINATOR
DYNAMISCH
EVENWICHT
CHAOS
STAR
Stap 1: omschrijven persoonlijke visie huisartsgeneeskunde
Stap 2: zoeken welke praktijkvorm best bij die visie past
Stap 3: bepalen van gemeenschappelijke visie en missie
Stap 4: vertalen visie en missie in concrete doelstellingen
Stap 5: inventariseren en invullen deeltaken en mandaten
Stap 6: verdelen taken en opstellen organigram
Stap 7: afspraken rond vormen van gestructureerd overleg
Stap 8: opstellen van een contract
Stap 9: opstellen van een huishoudelijk reglement
Stap 10: bekendmaken aan patiëntenpopulatie
GOED SAMENWERKEN IN TIEN STAPPEN
STAP 3
Bepalen van een gemeenschappelijke visie en missie
Toetsing van persoonlijke culturen
Stap 1: omschrijven persoonlijke visie huisartsgeneeskunde
Stap 2: zoeken welke praktijkvorm best bij die visie past
Stap 3: bepalen van gemeenschappelijke visie en missie
Stap 4: vertalen visie en missie in concrete doelstellingen
Stap 5: inventariseren en invullen deeltaken en mandaten
Stap 6: verdelen taken en opstellen organigram
Stap 7: afspraken rond vormen van gestructureerd overleg
Stap 8: opstellen van een contract
Stap 9: opstellen van een huishoudelijk reglement
Stap 10: bekendmaken aan patiëntenpopulatie
GOED SAMENWERKEN IN TIEN STAPPEN
STAP 4
Vertalen van visie en missie in concrete doelstellingen
(via meetbare indicatoren)
Stap 1: omschrijven persoonlijke visie huisartsgeneeskunde
Stap 2: zoeken welke praktijkvorm best bij die visie past
Stap 3: bepalen van gemeenschappelijke visie en missie
Stap 4: vertalen visie en missie in concrete doelstellingen
Stap 5: inventariseren en invullen deeltaken en mandaten
Stap 6: verdelen taken en opstellen organigram
Stap 7: afspraken rond vormen van gestructureerd overleg
Stap 8: opstellen van een contract
Stap 9: opstellen van een huishoudelijk reglement
Stap 10: bekendmaken aan patiëntenpopulatie
GOED SAMENWERKEN IN TIEN STAPPEN
Aanstellen van een
facilitator of externe coach
voor de procesbegeleiding van dit stappenplan
Visie
(vertrekken van concrete bouwstenen uit persoonlijke visie)
Wij vinden essentieel, bij kwaliteitsvolle zorg voor de patiënten, dat……………………………
Wij vinden de geplande samenwerking een meerwaarde voor de patiënt,omdat …………….
Wij vinden de geplande samenwerking een meerwaarde voor dedeelnemende zorgverleners, omdat …………………
Missie
(beknopt, ambitieus, concreet, creatief)
Wij willen samen ……………………………… verwezenlijken/ bereiken
(dit is de bestaansreden van onze samenwerking).
Anders geformuleerd:
De Mission Statement of kernopdracht van onze samenwerking, diedeze kwaliteitsvolle zorg voor de patiënt wil garanderen, is: ………….
Strategisch plan
(moet in lijn zijn met Visie en Missie)
Wij doen ……………..op korte termijn (1 jaar)
…………….. op lange termijn (3 of 5 jaar)
. prioriteiten stellen ifv - sterkte/ zwakte van het samenwerkingsverband
- de prioriteiten van de patiënt
- omgevingsfactoren (haalbaarheid/ uitvoerbaarheid)
. doelstellingen per prioriteit uitwerken: …………...
. concreet actieplan per doelstelling uitwerken: ……..
- wat
- hoe
- met welke middelen
- tijdsplan
- wie erbij betrekken
- meetbare indicatoren (ivm evaluatie)
Visie: wij vinden
Missie: wij willen
Doelstellingen: wij doen
Visie: wij vinden…
Vissie: wij willen...
Doelstellingen: wij doen...
…. continuïteit van zorgen voor de patiënt essentieel
…. permanentie organiseren gedurende de week
…. permanentieschema uit werken
binnen x tijd
start op tijdstip y
evaluatie op tijdstip z
permanentienetwerk
Huiswerk Netwerkpraktijk - november 2004
STAP 2: praktijkvorm = Netwerkpraktijk
• iedereen blijft op eigen praktijkadres werkzaam.
• avondwachten tijdens de week worden verdeeld over de 5
personen.
• vanaf 20.00 u tot 8.00 's morgens.
• er is 1 centraal nummer, doorgeschakeld naar GSM van de
werkende arts.
Huiswerk Netwerkpraktijk - november 2004
STAP 3: gemeenschappelijk visie op
huisarts geneeskunde & samenwerken
• continuiteit van zorgen met behoud van eigen vrije tijd.pt in nood kan van maandag tot vrijdag 24 op 24 bijgestaanworden en door samen te werken kunnen we dit aanbiedenmet behoud van eigen vrije tijd.
• geneeskunde moet toegankelijk zijn voor alle lagen
van de bevolking.
geen hoge drempel naar de patiënten toe
• gemoedelijke omgang met collega's.
• medisch handelen toetsen bij elkaar en
items volgens EBM uitwerken binnen ons netwerk
we streven een zelfde handeling na.
Huiswerk Netwerkpraktijk - november 2004
STAP 4: concrete doelstelling :
• elke praktijk blijft werkzaam op eigen praktijkadres.
elk behoudt zijn eigen consultatie uren en afspraken
• de avondwachten worden verdeeld over de artsen.
ze gaan in om 20.00 u
zodanig dat we de patienten stimuleren om na 20.00u
enkel nog omwille van dringende zaken op te bellen.
• vast overlegmoment op vrijdag.
• richtlijnen en standaarden bespreken en toepassen in
de praktijk.
• zoeken momenteel naar mogelijkheid om EMD van
elkaar te kunnen inkijken op afstand.
Waarom is het nodig veel tijd te besteden aan het eersteoverleg ?
Indien in de aanvangsfase nietalles tot in detail is uitgediept,
kan dit bij de groei van hetproject tot conflicten leiden.
Stap 1: omschrijven persoonlijke visie huisartsgeneeskunde
Stap 2: zoeken welke praktijkvorm best bij die visie past
Stap 3: bepalen van gemeenschappelijke visie en missie
Stap 4: vertalen visie en missie in concrete doelstellingen
Stap 5: inventariseren en invullen deeltaken en mandaten
Stap 6: verdelen taken en opstellen organigram
Stap 7: afspraken rond vormen van gestructureerd overleg
Stap 8: opstellen van een contract
Stap 9: opstellen van een huishoudelijk reglement
Stap 10: bekendmaken aan patiëntenpopulatie
GOED SAMENWERKEN IN TIEN STAPPEN
STAP 5
Inventariseren en invullen van deeltaken en mandaten
Brainstorming
Stap 1: omschrijven persoonlijke visie huisartsgeneeskunde
Stap 2: zoeken welke praktijkvorm best bij die visie past
Stap 3: bepalen van gemeenschappelijke visie en missie
Stap 4: vertalen visie en missie in concrete doelstellingen
Stap 5: inventariseren en invullen deeltaken en mandaten
Stap 6: verdelen taken en opstellen organigram
Stap 7: afspraken rond vormen van gestructureerd overleg
Stap 8: opstellen van een contract
Stap 9: opstellen van een huishoudelijk reglement
Stap 10: bekendmaken aan patiëntenpopulatie
GOED SAMENWERKEN IN TIEN STAPPEN
STAP 6
Verdelen van de taken en opstellen van een organigram
procesbewaking vastleggen
Stap 1: omschrijven persoonlijke visie huisartsgeneeskunde
Stap 2: zoeken welke praktijkvorm best bij die visie past
Stap 3: bepalen van gemeenschappelijke visie en missie
Stap 4: vertalen visie en missie in concrete doelstellingen
Stap 5: inventariseren en invullen deeltaken en mandaten
Stap 6: verdelen taken en opstellen organigram
Stap 7: afspraken rond vormen van gestructureerd overleg
Stap 8: opstellen van een contract
Stap 9: opstellen van een huishoudelijk reglement
Stap 10: bekendmaken aan patiëntenpopulatie
GOED SAMENWERKEN IN TIEN STAPPEN
STAP 7
Afspraken maken rond vormen van gestructureerd overleg
Timing en frekwentie vastleggenLeren efficiënt vergaderen(communicatie : praten met elkaar is niet zo eenvoudig …)Bewaking van de uitvoering van beslissingen
Samenwerken = communicatie
boodschapperboodschapper
boodschapboodschap
ontvangerontvanger
bedoeling
effect
inhoudelijk
relationeel
20 %
80 %80 %
F
E
E
D
B
A
C
K
Stap 1: omschrijven persoonlijke visie huisartsgeneeskunde
Stap 2: zoeken welke praktijkvorm best bij die visie past
Stap 3: bepalen van gemeenschappelijke visie en missie
Stap 4: vertalen visie en missie in concrete doelstellingen
Stap 5: inventariseren en invullen deeltaken en mandaten
Stap 6: verdelen taken en opstellen organigram
Stap 7: afspraken rond vormen van gestructureerd overleg
Stap 8: opstellen van een contract
Stap 9: opstellen van een huishoudelijk reglement
Stap 10: bekendmaken aan patiëntenpopulatie
GOED SAMENWERKEN IN TIEN STAPPEN
STAP 8
Opstellen van een contract
Advies van een jurist !
Stap 1: omschrijven persoonlijke visie huisartsgeneeskunde
Stap 2: zoeken welke praktijkvorm best bij die visie past
Stap 3: bepalen van gemeenschappelijke visie en missie
Stap 4: vertalen visie en missie in concrete doelstellingen
Stap 5: inventariseren en invullen deeltaken en mandaten
Stap 6: verdelen taken en opstellen organigram
Stap 7: afspraken rond vormen van gestructureerd overleg
Stap 8: opstellen van een contract
Stap 9: opstellen van een praktijkregister
Stap 10: bekendmaken aan patiëntenpopulatie
GOED SAMENWERKEN IN TIEN STAPPEN
STAP 9
Opstellen van een praktijkregister
Tijdstip van evaluatie en bijsturingvan dit register vastleggen
Stap 1: omschrijven persoonlijke visie huisartsgeneeskunde
Stap 2: zoeken welke praktijkvorm best bij die visie past
Stap 3: bepalen van gemeenschappelijke visie en missie
Stap 4: vertalen visie en missie in concrete doelstellingen
Stap 5: inventariseren en invullen deeltaken en mandaten
Stap 6: verdelen taken en opstellen organigram
Stap 7: afspraken rond vormen van gestructureerd overleg
Stap 8: opstellen van een contract
Stap 9: opstellen van een huishoudelijk reglement
Stap 10: bekendmaken aan patiëntenpopulatie
GOED SAMENWERKEN IN TIEN STAPPEN
STAP 10
Bekendmaking van de nieuwe samenwerking aan ….
strategie bepalen
Stap 1: omschrijven persoonlijke visie huisartsgeneeskunde
Stap 2: zoeken welke praktijkvorm best bij die visie past
Stap 3: bepalen van gemeenschappelijke visie en missie
Stap 4: vertalen visie en missie in concrete doelstellingen
Stap 5: inventariseren en invullen deeltaken en mandaten
Stap 6: verdelen taken en opstellen organigram
Stap 7: afspraken rond vormen van gestructureerd overleg
Stap 8: opstellen van een contract
Stap 9: opstellen van een huishoudelijk reglement
Stap 10: bekendmaken aan patiëntenpopulatie
GOED SAMENWERKEN IN TIEN STAPPEN
VERGEET NIET !
Evaluatie van de samenwerking
(na zes maanden)
Een facilitator
…levert geen inhoud voor de op te startensamenwerking, dit gebeurt door de toekomstige associés.
…hij of zij heeft wel expertise in het begeleiden van hetproces bij het opstarten van een samenwerking
Het is een meerwaarde om iemand van buitenaf in te brengen :
• het helpt om ideeën te laten los komen binnen de groep
• het helpt om tot aktie over te gaan
• het brengt veiligheid (verborgen agenda’s komen op tafel)
• het zorgt voor tijdswinst
AANBOD AAN ONDERSTEUNING
ONDERSTEUNING ROND SAMENWERKEN
Modulaire cursus ‘Opleiding Eerste lijns management’:
10 tal modules over 2 tot 3 jaar met thema’s rond
kwalteitsmanagement
praktijkorganisatie
samenwerken
…
Ondersteuning op maat
facilitatoren
• 12 huisartsen met een theoretsiceh opleiding en specifieke
training ivm procesbegeleiding van samenwerkingsprojecten.
coaches
• psychologen / bedrijfsconsultenten getraind in het begeleiden
van moeilijke situaties
juriste
• hulp bij het opstellen van uw contract
Promotiepakket van HUSAM
ter ondersteuning van jonge huisartsen
die zich gaan associëren
10 gratis promotiepakketten - 2 per provincie.
2 faciliteringen van 2u om de samenwerking mee op gang te brengen
1 maal juridisch advies van 2u
- hoe dit alles in een contract gieten
- afleveren van een op maat uitgeschreven contract
- 1ste zitting: uitwerken van gemeenschappelijke visie, missie, doelen;
- 2de zitting: praktische taakverdeling en organiseren van overleg;
opstellen praktijkregister voor praktische afspraken;
bekendmaking van samenwerking.
Waarom?
- uitwerken van gemeenschappelijk visie op samenwerking is essentieel
voor welslagen van de associatie.
- oudere collega vindt begeleiding in samenwerking vaak niet nodig…
- soms moeilijk voor de jonge collega om in een gevestigde praktijk
facilitering aan te vragen…
- soms is er een meewerkende echtgenote die eigenlijk veel te zeggen
heeft in de praktijk…
- ……..
Provinciale steunpunten
Limburg: Guido Nicolai – Luc Baeck
Antwerpen: Eva De Bondt - Bart Van Baelen– Christian Hillemans.
Oost-Vlaandern: Jean-Pierre – Philippe Charlier
West-Vlaanderen: Luc Lalleman – Niek Vervaeck
Vlaams-Brabant: Danielle Grouwels – Caroline Verlinde
Alle verdere informatie : www.domusmedica.be
HUisarts & SAMenwerking
• aanspreekpunt ivm samenwerken
• praktische regionale informatie verzamelen (via LOK’s), oa
Welke samenwerkingsvormen zijn er in mijn regio?
Met wie van gedachte wisselen over samenwerken?
Wie zoekt er nog een associatie? …
!! NIEUW !!
Provinciale steunpunten
Limburg: Guido Nicolai – Luc Baeck
Antwerpen: Eva De Bondt - Bart Van Baelen– Christian Hillemans.
Oost-Vlaandern: Jean-Pierre – Philippe Charlier
West-Vlaanderen: Luc Lalleman – Niek Vervaeck
Vlaams-Brabant: Danielle Grouwels – Caroline Verlinde
Alle verdere informatie : www.domusmedica.be
HUisarts & SAMenwerking
• aanspreekpunt ivm samenwerken
• praktische regionale informatie verzamelen (via LOK’s), oa
Welke samenwerkingsvormen zijn er in mijn regio?
Met wie van gedachte wisselen over samenwerken?
Wie zoekt er nog een associatie? …
!! NIEUW !!