Workflow bestellen
8 april 2009, Jacob Heeren
Overzicht presentatie
-Inventarisatie richtlijnen
-Workflow monografieën
-Via Aleph-Acquisitie
-Via Approval Plan
-Via Web ordering
-Workflow tijdschriften
-Workflow e-journals
-Workflow e-resources
Inventarisatie richtlijnen
-Reacties van andere bibliotheken(Sinologie en TCJK) en een drietalconservatoren BC
-UB: veel handleidingen/richtlijnen boeken
-Tijdschriften: gedeeltelijk in de hoofden(UB)
-E-resources (2007)
-E-journals (2008)
-E-books ??
Workflow monografieën
-Via Aleph-Acquisitie
-Via Approval Plan
-Via Web ordering
Workflow Aleph-Acquisitie
Oud:
-VR maakt bestelrecord en stuurt naarACQ
-ACQ voert controles, 50% ongewijzigddoor
Voorstel:
-VR stuurt ‘complete’ records direct door
-Records die aanvulling behoeven gaannog naar ACQ
-Afspraken over criteria ‘compleet’
Workflow Aleph-Acquisitie
Voordelen:
-Doorvoersnelheid (ca. 0,5 – 1 dag)
-Budgetbeheer; actueel, direct feedback bijoverschrijding
-Efficiencyvoordelen acquisitie
Voorwaarde nieuwe werkwijze:
- Heldere afspraken met vakreferentenmaken en bewaken
Workflow Aleph-Acquisitie
Prijscontrole (steekproefsgewijs)
- Leveranciers signaleren prijsafwijkingenvan 50% (was 10%)
-Voordeel: reductie van correspondentietussen leveranciers, acquisitie envakreferent
Vereenvoudiging handmatige tellingen
- ARC?
Workflow approval plan
1.AP opgesteld doorvakreferent (VR)
2.Bijstelling continu inoverleg met profiler
3.Bestelinformatie isvoorzien vanbudgetcode
4.Periodiekeontvangst van deboeken met eenverzamelfactuur
Workflow approval plan
5.Melding aan VR
6.Beoordeling zendingdoor VR
7.Goedgekeurdeboeken metgeleidebon waaropdoor VR budgetcode,plaatsing enonderwerpsontsluiting staan vermeld
Workflow approval plan
8.Besteltitels enexemplaarblok wordenaangemaakt in het GGCen van evtstudiezaalsignatuur enonderwerpsontsluitingvoorzien
8.Bestelrecords worden inAleph geladen via OUF.Ontvangst enfactuurregistratie doorAcquisitie in Aleph. Printvan de diagnostiek gaatin het boek.
10.Boek door naarcatalograaf voorafcatalogiseren
Workflow approval plan
9.Afgekeurde boeken +geleidebon op kostenvan de leverancierretour. Van deteruggestuurdeboeken wordt in deAcquisitie moduleeen line-itemaangemaakt, credit-nota’s worden inAleph Acq verwerkt.
Workflow approval plan 2009/2010
-In de toekomst zal met elkboek een volledig marcrecord worden ontvangen.Stap 8 wordt dan: eenmedewerker VOM verwerktde marc records in Aleph-ACQ en voorziet de recordsvan studiezaalsignatuur(indien nodig) enonderwerpsontsluiting.Ontvangst enfactuurregistratie doordezelfde medewerker VOMin Aleph. Boeken gaan doornaar plaatsing.
Workflow web ordering
-Aanleiding snellerelevering doorleveranciers
-Verzoek vakreferentArabisch en Chinees
-Rekening gehoudenmet de toekomstigemogelijkheden vanmetadata inladen
Workflow web ordering
1.Web orderingsystemen (WO-systemen) wordendoor Acquisitiegeselecteerd aan dehand vanvastgesteldeselectiecriteria
Workflow web ordering
2.Een vakreferent (VR)selecteert in het WO-systeem. De VRnoteert de inhoudelijkegegevens(onderwerpsontsluiting,budget en plaatsing) inhet notes-veld van debestelling. Bestellingwordt in het WO-systeem klaar gezetvoor ACQ.
Workflow web ordering
3.ACQ verwerktbestelling inGGC/Aleph ACQ.Gegevens uit hetnotes-veld wordenovergenomen.
ACQ verzendt inWO-systeem
Workflow web ordering
4.Ontvangst boek;verwerking door ACQ inAleph-ACQ. Bij betalingper factuur volgt tevensbetaalregistratie in ACQ.Print van de diagnostiekgaat in het boek. Printvan de diagnostiek gaatin het boek.
5.Verdere verwerkingdoor catalograaf.Boeken met V-statuskunnen direct door naarM&K.
Workflow web ordering 2009-2010
2.Een vakreferent (VR)selecteert in het WO-systeem. De VRnoteert de inhoudelijkegegevens in het notes-veld van de bestelling.
De VR verzendt debestelling.
3.ACQ ontvangtbestelrecord enverwerkt deze in Aleph-ACQ.
Workflow web ordering 2009-2010
4.Er zal nu ook eenvolledig marc record zijnontvangen, dat hetoorspronkelijkebestelrecord vervangt.De medewerker VOMkan beoordelen of ditrecord het minimumkwaliteitsniveau heeft.
Bij deze werkwijzevervalt hetoverdrachtsmoment vanacquisitie naarcatalogisering
Workflow tijdschriften, e-journals en e-resources
Geen wezenlijke veranderingen in de workflows
Kenmerkend is dat bij het werken met dezeworkflows nu al in teams gewerkt wordt.Bestellen en beschrijven zijn geïntegreerd envallen onder één afdeling
Workflow tijdschriften (p)
-VOM wil zelf kastnummers toekennen
-Leveranciers optimaliseren !?
-Saneren ruiladministratie
Workflow e-resources
Recente beschrijving uit 2008 aanwezig
Voorstellen:
-Verbetering formulieren (verplichte velden,opmerkingenveld per stap, eenduidigenaamgeving formulier)
-Tracking verbeteren (rappelleren)
-Aantal actoren terugbrengen (nu: 4 VOM, 4 DD-Beheer en vele vakreferenten)
-Handleiding Aleph-Acq bijwerken
-Gratis en te verwijderen bronnen (verkorteroute)
2010: update MetaLib -> Aleph?
Workflow e-journals
Recente beschrijving uit 2008 aanwezig
Voorstellen:
-Verbetering informatie titels in licenties(inclusief transfertitels)
-Criteria minimaal aan te leveren metadatavan besteltitels
-Organisatie onderhoud SFX-KBverbeteren (meer fte!?, overname taken)
2010: update van SFX naar Aleph (ipvGGC)
Workflow e-books
Nog geen uitgewerkte procesbeschrijvingvoorhanden.
Trial Jörgen/Hugo leert dat hier ookintegratie van allerlei VOM-disciplinesbijeen komen:
licenties, SFX, catalogiseren,metadatabeheer
Hartelijk dank voor uw aandacht!
Vragen/opmerkingen?
j.j.heeren@library.leidenuniv.nl